Cuando una empresa u organización cuenta con un alto número de empleados, se enfrente a varios retos diarios en cuanto a sus telecomunicaciones se refiere.
Contar con unas comunicaciones eficientes para contactar y ser contactados por clientes y proveedores es esencial. Pero igual de importante es tener una comunicación interna entre departamentos y empleados lo más solvente posible.
En este artículo vamos a enseñarte qué son las extensiones virtuales y cómo puedes configurarlas. Te mostraremos también ejemplos de uso y de configuración para que consigas la mejor comunicación interna en tu empresa.
Índice:
Qué es una extensión virtual
Cómo configurar una extensión virtual
Ejemplos de uso
La comunicación interna más eficaz
Qué es una extensión virtual
Una extensión virtual es una extensión que se puede crear y configurar desde la Centralita Virtual de netelip.
Su cometido es ser una extensión que a su vez sirva para llamar a un grupo de extensiones concreto de manera interna.
De esta manera, para contactar con un departamento determinado, y sus posibles extensiones, solamente tendremos que marcar el número de dicha extensión virtual previamente generada.
Por tanto, existen dos opciones a la hora de crear una extensión virtual, para una mejor configuración y usos específicos.
Estas dos opciones tienen que ver con hacia dónde se destina dicha extensión virtual y son las siguientes:
Destino – Grupo de extensiones: con la que puedes crear una extensión virtual que englobe un grupo con varias extensiones.
Lo que facilitará que las llamadas que entren por una extensión puedan ser atendidas desde varios puestos, como terminales IP, en un sofphone desde un teléfono móvil, o en un webphone desde un ordenador.
Destino – IVR: con esta opción puedes crear una extensión virtual cuyo destino sea el menú IVR que prefieras. Lo que es de gran ayuda para llamar o transferir directamente a los distintos menús IVR a través de una extensión virtual.
Además, gracias a esta opción también es posible generar encuestas de satisfacción. Ejemplo que veremos más adelante.
Cómo configurar una extensión virtual
Veamos ahora cómo crear y configurar extensiones virtuales en unos cómodos pasos.
Paso 1
Entra en tu panel de cliente de netelip y, desde la pantalla de administración, haz clic en el icono de configuración, en la esquina superior derecha. Y seleccionamos el servicio de la Centralita Virtual o vPBX.
Paso 2
A continuación, clicamos en “Extensiones”, en el menú vertical izquierdo. En esta pantalla elegimos la pestaña “Extensiones virtuales”, y hacemos clic en el botón azul, “Crear extensión virtual”.
Paso 3
Primero vamos a crear una extensión virtual con un grupo de extensiones como destino. Para así poder recibir las llamadas que entren por una extensión en varios terminales.
Para ello, ponemos nombre a la extensión y elegimos como destino “Grupo de extensiones”.
Ahora, introducimos el máximo de segundos en los que la llamada sonará en dicho grupo. Podemos también establecer un buzón de voz al que la llamada será redirigida en caso de no ser contestada.
A continuación, elegimos las extensiones que formarán parte de los miembros del nuevo grupo que estamos creando. Simplemente clicando sobre la extensión en la columna de la izquierda, pasa a ser un miembro en la columna derecha.
También tenemos la posibilidad de añadir uno o varios números de teléfono al grupo de extensiones.
Haciendo clic en “Aceptar”, los cambios quedan guardados.
Paso 4
Ahora, vamos a crear una extensión virtual nueva, pero cuyo destino será un menú IVR.
En este caso, solo tenemos que poner nombre a la extensión, elegir IVR como destino, y elegir a qué IVR queremos que vaya destinada la llamada desde dicha extensión.
Clicamos en “Aceptar” y ya tenemos la nueva extensión virtual creada con un IVR como destino.
En el siguiente vídeo de nuestro canal de YouTube, te enseñamos cómo crear y configurar extensiones virtuales con un sencillo tutorial.
Ejemplos de uso
Veamos ahora dos ejemplos de uso sobre cómo configurar extensiones virtuales. Para que así puedas sacarle el mayor partido posible a esta opción en tu propia empresa.
Ejemplo 1
En este primer ejemplo vamos a hablar de una empresa con tres departamentos distintos; ventas, soporte técnico y administración.
Estas áreas no solo reciben llamadas externas de clientes o proveedores, sino que también necesitan comunicarse entre sí para llevar a cabo distintos procesos.
La mejor solución es, por tanto, crear tres grupos de extensiones virtuales distintos para cada uno de los departamentos.
Como resultado, podemos configurar las extensiones de la siguiente manera:
Ventas: extensión virtual 201, siendo los miembros las extensiones 101, 102 y 103.
Soporte técnico: extensión virtual 202, y extensiones 104, 105 y 106 como miembros del grupo.
Administración: extensión virtual 203, y las extensiones 107, 108 y 109 serán los miembros de este grupo.
También podemos activar la opción de buzón de voz, para que en caso de que las líneas estén ocupadas, el mensaje pueda ser escuchado.
De igual forma, podemos añadir el número de teléfono de trabajo de alguno de los miembros de estos departamentos, por si en algún momento se requiere su asistencia. Como por ejemplo un trabajador que se encuentra fuera de la sede en ese momento.
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Ejemplo 2
En el siguiente ejemplo no vamos a ver la utilidad de las extensiones virtuales como herramienta de comunicación interna. Si no que veremos cómo es posible crear encuestas de satisfacción mediante una extensión virtual y una herramienta como las API.
Como hemos visto anteriormente, si creamos una extensión virtual cuyo destino sea un IVR, podremos, entre otras funciones, crear una encuesta de satisfacción.
Para ello, es necesario tener activado el servicio de API DTMF, para que los clientes puedan marcar su nivel de satisfacción mediante el teclado numérico de su teléfono.
Con este servicio activado puedes generar los mensajes que desees para la encuesta. Después hay que crear un IVR para enrutarlo con la API DTMF.
Creamos entonces la extensión virtual cuyo destino será el IVR que acabamos de configurar. Pongamos que dicha extensión será la número 200.
Es de esta forma, que una vez terminada la llamada con, por ejemplo, soporte técnico, se le avisa al cliente que se le va a pasar una encuesta de satisfacción.
El agente solo tiene que marcar #200# y el cliente pasaría directamente a la encuesta. Terminando así la llamada.
Manual – Pasarela de desarrollo API DTMF
La comunicación interna más eficaz
Con las extensiones virtuales de la Centralita Virtual de netelip, podrás mejorar notablemente las comunicaciones internas de tu empresa.
Crea grupos de extensiones para cada departamento. O configura una extensión virtual cuyo destino sea un menú IVR. Con opciones tan útiles e interesantes como la creación de encuestas de satisfacción para los clientes.
Si necesitas fluidez en la comunicación entre departamentos, con el ahorro de tiempo en procesos y aumento de la productividad que ello conlleva para tu empresa, las extensiones virtuales son la opción más fácil y rápida de configurar.
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