La tendencia en los últimos años en cuanto a hábitos de trabajo ha cambiado notablemente. Circunstancias de ámbito mundial o el gran salto tecnológico, y sobre todo digital, permiten que algunos empleos puedan llevarse a cabo desde cualquier lugar.
Especialmente en verano, muchas personas toman vacaciones. Pero incluso disfrutando de unos merecidos días de descanso, hay profesionales que no pueden permitirse estar desconectados al cien por cien.
Ya sea porque son los directores de la empresa o de algún departamento en concreto, seguramente necesiten dedicarles algún tiempo a tareas rutinarias y comprobar que todo funciona correctamente en su ausencia.
En este artículo vamos a ver qué herramientas necesitas este verano para trabajar desde donde quieras. Para que mantengas todas las tareas al día, ya sea en la playa o desde el borde de la piscina.
Índice:
Ventajas de Trabajar desde tu lugar de vacaciones
Equípate bien
Herramientas de organización
Herramientas de comunicación
Herramientas de almacenamiento
Otras herramientas
Tu oficina veraniega
Ventajas de trabajar desde tu lugar de vacaciones
La desconexión total del trabajo durante unas vacaciones es seguramente a lo que la mayoría aspira durante el verano. Aunque hay personas que simplemente no se lo pueden permitir. Principalmente, porque tienen un cargo de gran responsabilidad o porque hay ciertas tareas que deben hacerse de forma diaria.
Pero seamos positivos. Si es tu caso y necesitas teletrabajar desde donde estés de vacaciones, tienes una serie de ventajas con respecto a seguir trabajando en tu oficina habitual.
La principal es la flexibilidad, así que organízate el tiempo como quieras. Si solamente necesitas trabajar un par de horas al día, lo mejor es hacerlo a primera hora del día, así tendrás el resto del tiempo libre.
Incluso es posible que tengas una motivación extra con respecto a trabajar en la oficina. Ya que después de terminar sabes que estás en un sitio de vacaciones y tienes planes para disfrutar.
Aprovecha, pues, esta situación para obtener nuevas ideas o planear nuevos proyectos. La creatividad se estimula más en entornos nuevos y que no son los que solemos ver día a día. Seguro que surgen propósitos que plantear a tu equipo a la vuelta de vacaciones.
Otra de las ventajas es que seguramente el estrés no te visite en vacaciones. Aunque estés trabajando y pueda surgir algún problema, cuando termines no vuelves a tu casa, ¡estás de vacaciones!
Así que haz planes interesantes y de descanso para después de tu tiempo de trabajo. Cuando se cierra el portátil es hora de disfrutar.
Equípate bien
Has metido ya en la maleta el bañador, las chanclas y seguro también la crema para el sol. Pero también hay que hacer hueco para tu oficina móvil. Vamos ahora a ver lo que necesitas para trabajar desde tu lugar de vacaciones.
Ordenador portátil: el imprescindible y más obvio. Si estás acostumbrado a trabajar en sobremesa, toca llevarse el portátil bajo el brazo. Comprueba que tienes todo lo que necesitas en ese terminal para trabajar a gusto. Las herramientas las enumeramos ahora, para que no se te olvide ninguna.
Teléfono móvil: este seguro que lo llevas a todas partes. Parece que ya no podemos vivir sin él. Pero si por lo que sea decides desconectar totalmente durante tu tiempo libre, seguramente sí lo necesites durante las horas de trabajo. Así que tenlo a mano porque usarás alguna que otra herramienta mediante el móvil.
Router WiFi: donde vayas a trabajar es imprescindible que tengas una buena conexión a internet. Ya sea en un apartamento, en un hotel o en un bungalow, la conexión es necesaria. Así que, si no te pueden proporcionar una buena conexión a internet, valora llevarte un router WiFi portátil contigo. Como solo necesitan cobertura de red móvil, no tendrás ningún problema para navegar desde donde estés.
Pantalla extra: posiblemente en la oficina trabajes con dos o más pantallas, ya que es muy cómodo y útil. Llevarte una pantalla en la maleta no es que sea muy práctico, pero quizás donde te alojes tengan alguna televisión o pantalla que puedas conectar con tu portátil. Así que no olvides llevarte un cable HDMI si quieres conectar ambos dispositivos.
Herramientas de organización
Veamos ahora todas aquellas herramientas que necesitarás para trabajar desde tu lugar de vacaciones. Empecemos con las aquellas que te serán de utilidad para organizarte bien y que no olvides ninguna de las tareas.
Para tareas
Existen varias herramientas que son perfectas para organizar tus tareas, para que puedas clasificarlas e ir actualizando según sea conveniente. Estas son algunas de las mejores.
Trello
Con esta aplicación puedes organizar tus tareas creando diferentes tablones, y en cada uno de ellos establecer tareas por columnas. Añade en cada tablón a los miembros del equipo que consideres necesarios, para que también puedan ver los cambios de estado de cada tarea.
Añade comentarios, adjunta archivos o crea etiquetas específicas para que quede todo mejor organizado. De esta manera, tanto tú como tus compañeros estaréis al día en lo que queda pendiente por hacer.
Puedes usar Trello tanto en tu ordenador como en tu móvil. La opción gratuita ya es de por sí muy completa y útil, y te permite sacarle mucho partido.
Notion
Estamos ante un organizador de tareas, que, si bien es más complejo que otros, es sin duda uno de los más potentes.
Realmente con Notion puedes hacer lo que quieras, es tan abierta que tiene opciones tan interesantes como calendarios, listas de tareas, notas, edición de textos y largo etc.
Con plantillas exclusivas a cada sector o tipo de tarea y que además son totalmente modificables a lo que necesites. Pudiendo incluso añadir iconos o colores. Todo como mejor te venga.
Seguramente necesites un tiempo para familiarizarte con ella, pero una vez consigas hacerte con todo, no querrás utilizar otro organizador de tareas. Y además con una versión gratuita muy completa.
Calendario
Muchas de las aplicaciones que sirven para organizar tareas ya vienen con calendario. Pudiendo sincronizarlo con otros que uses habitualmente, como el más famoso de todos.
Google Calendar
Sin duda, uno de los calendarios más usados. Como puede sincronizarse con cualquier aplicación de la suite de Google, te permite crear los recordatorios que necesites con respecto a cualquier documento o tarea.
Muchas aplicaciones de tareas también permiten sincronizar las tareas con el calendario de Google, por lo que es una opción muy a tener en cuenta para crear eventos o añadir a las personas que prefieras. Ya que por lo general todo el mundo dispone de una cuenta de Google.
Herramientas de comunicación
Necesitas estar conectado con el resto de tus compañeros y equipos de trabajo. Para ello tienes varias opciones. Las más útiles son las videollamadas o los chats grupales.
Veamos algunas de las herramientas que puedes utilizar para tus reuniones de trabajo veraniegas.
Para videollamadas
Zoom
Una de las herramientas de comunicación que más fuerza ha cogido en los últimos años. Contacta con tus compañeros y crea reuniones totalmente gratis. Con Zoom puedes también compartir archivos en el chat habilitado para ello durante la videollamada, lo que es muy útil para organizar una buena reunión.
Skype
El clásico de las videollamadas. Seguramente sea la que más gente use, así que no dará problemas a la mayoría de los usuarios, ya que la conocerán de sobra. Skype puede utilizarse tanto en ordenador como en móvil, y permite audioconferencias de hasta 50 personas totalmente gratis.
Google Hangouts
Otra de las herramientas estrella de la suite de Google. Pueden unirse hasta 10 personas a una videollamada con el plan básico y gratuito. También puedes enviar invitaciones a través de Gmail y programar el evento en Google Calendar, tanto para ti como para tus compañeros.
vConference
Con el servicio de videoconferencia de netelip podrás crear reuniones virtuales con hasta 25 personas al mismo tiempo. Pudiendo programar la reunión con antelación y enviando la invitación al resto de usuarios por correo electrónico.
Con vConference también podrás compartir pantalla con el resto de asistentes a la videollamada y enviar todos los documentos que sean necesarios durante la reunión.
Además, la opción de chat te permite mantener una conversación, o bien con todo el grupo, o solamente con uno de los asistentes.
Para comunicarse por chat
Veamos algunas herramientas de mensajería instantánea que harán la comunicación entre los miembros del equipo más dinámica. Para todas aquellas tareas que no necesiten de una reunión y que requieren llevar un seguimiento incluso desde la distancia.
Telegram
Esta versátil herramienta no solo te permite crear grupos para equipos. Con Telegram también puedes usar bots para llevar a cabo cualquier tipo de tarea.
Además, no necesitas tenerla instalada en el móvil para usarla en tu ordenador. Por lo que una vez que termines de trabajar y cierres el portátil, nadie te molestará por teléfono durante tus vacaciones.
Slack
Esta es una de las mejores herramientas para trabajo en equipo que hay. Con Slack se pueden organizar varios canales de chat según proyecto o departamento. De esta manera, todas las tareas están organizadas y asignada a cada miembro del equipo.
Es muy útil para hacer un seguimiento de cada proyecto o tarea, con actualizaciones de estado, etiquetas e incluso emojis. Además, las conversaciones pueden buscarse fácilmente u ordenarlas según prioridad.
Herramientas de almacenamiento
Necesitarás llevarte todo con lo que trabajas habitualmente allá donde estés. Veamos algunas herramientas para almacenar lo necesario para trabajar desde tu lugar de vacaciones.
Para documentos
Google Docs
Integrado dentro de los servicios de Google Drive, te permite, como ya sabrás, utilizar todo el paquete de Office. Desde documentos, presentaciones u hojas de cálculo.
Puedes editar documentos en línea y compartirlo con quien quieras, dando la posibilidad de que el documento sea solo para lectura o también para edición colaborativa.
vDrive
El almacenamiento en la nube de netelip, te permite sincronizar y compartir documentos de forma totalmente segura.
Además de la edición colaborativa, tienes la posibilidad de recuperar documentos eliminados, ya que se guarda una copia de seguridad en la papelera de la nube.
Conoce más acerca de del servicio de almacenamiento vDrive de netelip.
Para tus contraseñas
Para que tengas todas tus contraseñas a mano, incluso si cambias de equipo durante tus vacaciones.
LastPass
Allá donde te conectes, LastPass te recordará todas las contraseñas que hayas guardado. No solo eso, sino también puede completar de forma automática otros datos, como la dirección e incluso información de pago.
Otras herramientas
Como no estás en la oficina, puedes permitirte trabajar en el ambiente que prefieras. Puedes ponerte con tu portátil en la terraza con vistas al mar, o también puedes poner la música que prefieras para trabajar.
Échale un vistazo a Spotify y YouTube estos días, hay listas creadas específicamente para teletrabajar desde tu lugar de vacaciones. Con la música perfecta para estar en el mood estival, incluso si estás trabajando.
Tu oficina veraniega
Con todas las herramientas y trucos que te hemos dado, puedes montarte tu oficina de verano allá donde quieras. Ya sea en la playa o en el campo, puedes seguir de lejos como van todos los proyectos y tareas de tu empresa.
Gracias a estas herramientas podrás comunicarte, organizar tareas, compartir documentos o asignar recordatorios en el calendario.
Así, cuando vuelvas a la oficina tras el verano, todo seguirá funcionando de forma correcta. Incluso puede que la depresión posvacacional no sea para tanto. Pero ya pensaremos en eso cuando llegue septiembre.
¿Tienes alguna duda acerca de las herramientas para teletrabajar desde tu sitio de vacaciones?
¡Elige AQUÍ la hora y te llamamos!
La entrada Este verano llévate la oficina donde quieras con estas herramientas se publicó primero en Noticias de telefonía IP y soluciones Cloud – Blog de netelip.
