Los retos a los que se enfrenta cualquier compañía o empresa hoy en día son varios. Especialmente en el sector de la hostelería, los restaurantes que quieran afrontar las necesidades presentes y futuras, deben adoptar nuevas estrategias para la buena marcha del negocio.
Una de las soluciones imprescindibles para un restaurante actualmente es digitalizar absolutamente todo lo que tenga que ver con el mismo. Desde las reservas o las comandas, hasta albaranes o las relaciones comerciales con los proveedores.
De ello dependerá en gran medida la buena marcha del restaurante y su posicionamiento en el sector, sobre todo para no quedarse atrás con respecto a la competencia.
En este artículo vamos a ver con detalle todas las razones y ventajas por las que deberías digitalizar tu restaurante o negocio de hostelería. Conoceremos qué herramientas son imprescindibles para llevar a cabo dicha transformación y cómo implantarlas. Sin olvidar cómo afrontar ciertas situaciones que seguramente reconocerás en el día a día de tu restaurante.
Índice:
El restaurante digital
Ventajas de digitalizar un restaurante
Cómo digitalizar un restaurante
Razones para contar con un CRM
El presente y futuro de los restaurantes
El restaurante digital
Cuando hablamos de digitalizar un restaurante, ¿a qué nos referimos exactamente?
Hablamos de poner al día no solo todas las telecomunicaciones de un negocio, sino también de modernizar sistemas, de hacer más fáciles procesos rutinarios, de mejorar la calidad de la relación con clientes y proveedores, o de una mejor y más eficaz gestión de los recursos.
En la actualidad, la digitalización es una de las palancas fundamentales para la viabilidad de cualquier negocio que se precie. Ya sea en bares, restaurantes, pubs o cafeterías, adoptar soluciones digitales modernas provoca un salto cualitativo de los servicios que se ofrecen al cliente.
Ventajas de digitalizar un restaurante
Entremos ahora en detalle de por qué deberías digitalizar tu restaurante y cuáles son las ventajas de hacerlo.
Eficaz gestión de reservas y pedidos
Con la adopción de soluciones digitales podrás llevar a cabo una mejor gestión de todo lo que tenga que ver con las reservas o los pedidos a domicilio.
El teléfono seguirá siendo una pieza fundamental para gestionar este tipo de procesos. A ello se le une también la posibilidad de contar con aplicaciones integradas en un CRM para mejorar la calidad del servicio telefónico.
En este aspecto, la persona que atienda el teléfono en el restaurante podrá realizar la reserva directamente desde el puesto u ordenador en el que se encuentre. Pudiendo así de un vistazo comprobar las mesas que están libres en el día y hora solicitados por el cliente.
Pero este proceso se puede llevar incluso un paso más allá, poniendo a disposición del cliente la opción del autoservicio, tanto en reservas como en pedidos.
De esta manera, el cliente podrá acceder a la aplicación o plataforma que ofrezcas para reservas y realizar él mismo la gestión. Lo que aplicaría también en caso de pedido a domicilio o para recogida. Las plataformas o métodos son varios, como veremos más adelante.
En ambos casos, tanto si la reserva se realiza por teléfono o mediante una pasarela, el cliente podrá recibir la confirmación de su reserva o pedido mediante SMS o email, con toda la información adjunta necesaria.
Optimiza el trabajo de los camareros
Otra de las ventajas que notarás con la digitalización de tu restaurante, es la optimización del trabajo de tu personal, en especial de tus camareros.
Lo fundamental aquí es que tus camareros no necesiten desplazarse a algún puesto u ordenador para apuntar comandas, llevar a cabo cualquier modificación o añadir algún otro producto.
Para ello, es de importancia proveer a tu equipo de dispositivos móviles, como una PDA, que estén conectados al sistema central del restaurante. Tomar nota será mucho más sencillo. Al no ser comandas escritas a mano, se elimina por completo la inducción a error o a no entender la letra.
Los camareros podrán centrarse exclusivamente en tomar las comandas e ir sacándolas, sin necesidad de asomarse a la cocina o a la barra constantemente para hacer aclaraciones. Lo que sin duda hace el trabajo mucho más fácil y fluido para todos.
Mejora el funcionamiento de las cocinas
Lo mencionado anteriormente entronca también con el funcionamiento de las cocinas. Las comandas clavadas en un corcho ya es algo del pasado, y más si aspiras a dar un servicio excelente y de calidad.
Dotando a las cocinas de pantallas conectadas al sistema de gestión de comandas, tu equipo de cocineros sabrá en cada momento cuál es el siguiente plato a preparar. Incluso sabrá si el cliente ha hecho algún requerimiento específico sobre su plato sin tener que contactar con el camarero.
Con la digitalización de tus cocinas, sabrás exactamente cuánto tiempo lleva esperando cada mesa sus platos. Pudiendo también sincronizar los segundos platos para que no se amontonen, y avisando a los camareros mediante su propio terminal que la comanda está lista para ser servida.
De esta manera, aseguras que la conexión entre camareros y cocina sea totalmente fluida y con muy poco margen de error. Facilitando la salida de los platos o pedidos, ya que esta misma situación también se podría aplicar a pedidos a domicilio o recogidas en el propio restaurante.
Hacer inventario es más fácil
Digitalizando tu restaurante también pones al día la manera en la que haces inventario. Sabrás en todo momento qué género debes encargar en tus siguientes pedidos, siempre en función de cómo se ha ido usando en cocina.
También facilita la comunicación con tus proveedores habituales. Absolutamente todo queda guardado en los equipos o en la nube. Desde albaranes, o fichas de contacto a historial de pedidos. De esta manera, llevarás al día todo lo concerniente a las gestiones que deber realizar con los proveedores
Igualmente, te hace muy fácil realizar la caja al final del día. Aunque esto no parezca muy novedoso, con la digitalización también puedes guardar todos los registros diarios y comprobarlos cuando quieras. Sin necesidad de tickets, papel o libros de facturas.
Te permite analizar datos
La incorporación de soluciones como un CRM a tu restaurante, te permitirá también la recogida de datos de diversa índole, así como su posterior análisis. Pudiendo mejorar o subsanar donde haga falta en cada momento.
Qué platos tienen más salida, cuáles son las horas pico de pedidos a domicilio, la distancia media de los mismos, cuánto se tarda aproximadamente en elaborar un plato en concreto o cuantas mesas es capaz de servir un camarero, entre otros muchos datos.
Sabiendo las diferentes métricas podrás adaptar tu personal a las demandas de cada momento, o saber qué pedidos son los que más salida tienen, para así poder hacer una previsión real y que el restaurante marche sin ningún tipo de problema.
Incorporas nuevas tecnologías a tu negocio
Con este paso nada puede salir mal. Todo lo que sea mejorar las comunicaciones y los procesos de tu restaurante propiciará un salto de calidad indiscutible.
Modernizas tu negocio y le confieres una imagen actual, a la par que estás haciendo las gestiones diarias más fáciles y cómodas para todos los miembros del equipo. Apostar por lo digital es siempre apostar a caballo ganador.
Aumentas la fidelización de tus clientes
Si tus clientes pueden reservar su mesa de forma fácil, hacer pedidos rápidamente, se les tiene en cuenta para sugerencias o incluso se les hace partícipes de algún programa u oferta, estás creando una clientela fiel a tus servicios.
En este sentido, la digitalización de tu restaurante te permite realizar todos los procesos que acabamos de mencionar, y muchos otros que veremos a continuación, con total facilidad.
Si tu cliente queda contento, volverá y además te recomendará, por lo que usar todas las herramientas digitales disponibles para su fidelización es algo a tener muy en cuenta.
Cómo digitalizar un restaurante
Veamos ahora de forma más práctica, qué herramientas necesitas exactamente para digitalizar tu restaurante y cómo conseguir modernizar todas las comunicaciones y procesos rutinarios de tu negocio.
Instala un TPV: también conocido como terminal de punto de venta, un TPV es una caja registradora, pero totalmente digitalizada. Te permitirá una mejor gestión de todas las comandas y cuentas del restaurante.
Aparte de ser más cómodo y seguro, podrás dividir las cuentas si los clientes así lo precisan, o contar con todas las estadísticas y números que quieras analizar para prever tu stock o pedidos.
Incorpora la PDA: como hemos mencionado antes, equipar a tus camareros con una terminal PDA para tomar comandas, es una de las mejores decisiones que puedes tomar junto a la adopción de un TPV.
Harás el trabajo mucho más fácil a tus camareros y se creará una comunicación mucho más fácil y fluida con la cocina, disminuyendo también los errores en las comandas.
Digitaliza la cocina: todos sabemos que la cocina puede ser el lugar más frenético de un restaurante. Es por eso que la comunicación debe ser lo más efectiva y rápida posible. Y para eso están las herramientas digitales que te proponemos.
Instalar monitores en la cocina permitirá a tu equipo conocer en todo momento las comandas que van entrando y el orden en el que deben preparar los platos. Además, el sistema permite mandar un aviso a la PDA de los camareros cuando los platos estén listos para salir.
Pero incluso si no quieres instalar una pantalla y quieres algo más convencional, la opción digital también te ofrece la posibilidad de implantar una impresora de tickets. De esta manera, cada vez que un camarero apunte una comanda en su PDA, esta será recibida en la cocina en forma de ticket.
Mejora la web del restaurante: la página web de tu restaurante debe ser uno de los mejores escaparates para tu negocio. No solo es importante un diseño elegante y con una interfaz fácil, sino también que pueda ofrecer servicios de utilidad para tus clientes.
Por ejemplo, ofrece todo el menú del restaurante en la web, con detalles sobre ingredientes o alérgenos. Ofrece testimonios reales de clientes sobre tus servicios, o implanta una pasarela para la reserva de mesas o pedidos. Así estarás ofreciendo la cómoda opción del autoservicio, con la que ganan tus clientes y ganas tú.
Potencia las redes sociales: igualmente, es indiscutible la obligada presencia de tu restaurante en redes sociales. De esta manera no solo llegas a un público más amplio, sino que también puedes ofrecer opciones de reserva y pedidos desde el mismo perfil del restaurante.
Esto hace más cómodo a tus clientes las gestiones antes mencionadas, ya que los usuarios suelen preferir manejarse por redes sociales o aplicaciones con una interfaz más intuitiva, a adentrarse en una web que seguramente no conozcan.
Usa apps del sector: existen varias aplicaciones en el sector de la hostelería que hacen más fácil los procesos internos del restaurante y la gestión de los mismos.
Aplicaciones como Waitry te permiten sacar el mayor rendimiento productivo de tu negocio. Con opciones para incentivar el autoservicio, un canal único de pedidos a domicilio y recogida o cartas interactivas.
También existen aplicaciones como TheFork, pensada para mejorar la gestión de las reservas, fidelizar clientes y reducir los clientes que reservan, pero que luego no aparecen.
Establece pasarelas de pago: con la adopción de terminales TPV o los mismos datafonos, ofreces a tus clientes la posibilidad de pagar con tarjeta. Tanto de forma presencial, como online a la hora de hacer pedidos a domicilio o de recogida.
En este sentido, las pasarelas de pago online permiten a tus clientes realizar el pago desde donde estén y de forma totalmente segura. Ahorrando a los repartidores el tener que manejar dinero en metálico.
Optimiza los servicios a domicilio y de recogida: en la mayoría de los sistemas que se usan en equipos de TPV o en los CRM dedicados a la hostelería, es posible integrar servicios de terceros para la mejor gestión y mayor alcance de los pedidos a domicilio y recogida.
Los también llamados servicios delivery y take away, cuentan con aplicaciones tan afamadas como Glovo, Deliveroo, JustEat o UberEats, entre otras.
Estas apps acercarán tus servicios a una gran cantidad de potenciales clientes, ya que son usadas por muchos usuarios, tanto por su fiabilidad como por la comodidad de su interfaz.
Convierte a tu cliente en fan: existen varias estrategias de marketing para fidelizar a tu cliente y convertirlo en un asiduo de tus servicios. Puedes elegir varias maneras, pero una que funciona muy bien es la llamada gamificación de los servicios.
Esto es desarrollar un programa de trofeos o puntos, mediante el cual tus clientes obtienen descuentos o regalos según vayan consumiendo más en tu restaurante. Además de incentivar la fidelidad de tus clientes, desarrollas una relación de confianza entre ellos y tu marca.
Detalles que marcan la diferencia: hay otras herramientas que pueden hacer a tu restaurante un sitio más digital y moderno. Aparte de ayudar en tareas rutinarias del restaurante, le darán un aire más tecnológico y futurista, lo que también puede formar parte de la experiencia del cliente.
Puedes facilitar una tablet a tus clientes para que elijan ellos mismos el menú, o incluso llamar a los camareros desde la misma. También puedes disponer robots camareros, para que lleven los platos a las mesas, una experiencia curiosa para muchos clientes.
Otra de las cosas que más se suele demandar es la clave wifi del restaurante. Si la facilitas mediante, por ejemplo, un código QR en la misma mesa, los clientes no tendrán que llamar a ningún camarero para preguntar por la contraseña.
Razones para contar con un CRM
Nos hemos guardado una herramienta tan importante como el CRM para un apartado en el que podamos dedicarle la atención que merece. Las herramientas mencionadas anteriormente son sin duda de una gran utilidad para un restaurante, pero es realmente con un CRM cuando vas a poder comprobar el salto de calidad que darán las comunicaciones y procesos de tu negocio.
Veamos a continuación algunas de las razones por las que deberías contar con un CRM si estás pensando en digitalizar o modernizar tu restaurante.
Integración total
Un CRM se integra con todas las herramientas que puedas usar en el día a día de un restaurante. Sistemas telefónicos, marketing y redes sociales o contabilidad.
El CRM será el nexo que interconectará todas las aplicaciones y herramientas, para poder sacar un mayor rendimiento de ellas y poder gestionarlas fácilmente.
Servicio 24/7
Gracias al CRM, podrás programar las comunicaciones para que los clientes puedan ser atendidos en cualquier momento. Incluso fuera de horario laboral, puedes configurar un menú telefónico, implantar un chatbot en la web del restaurante, o dar la posibilidad de reservar de forma autónoma.
Mejor análisis de datos
Para que visitar tu restaurante se convierta en toda una experiencia, primero tienes que saber dónde mejorar y qué aspectos pueden cambiarse. Analizando datos como flujos de reservas, horas pico, platos más demandados, el rendimiento de tu equipo o incluso la opinión de tus clientes, podrás elevar la experiencia que ofreces a un nuevo nivel.
Los mejores restaurantes ya lo usan
Es un hecho que los mejores restaurantes ahora mismo ya tienen toda su gestión y comunicaciones digitalizadas, pero además confían en el CRM para aumentar la calidad y la excelencia de todo lo que hacen. Desde el primer al último miembro del equipo, la atención a los detalles y la mejora de los mismos, es clave para el prestigio de tu establecimiento, y el CRM es una herramienta indispensable para ello.
Un sinfín de ventajas
Sea cual sea tu actividad, un CRM siempre va a ofrecerte una serie de beneficios a tener en cuenta. Como el ahorro de recursos, mejor gestión del tiempo y optimización de todos los procesos. Pero, además, te permite la mejor cooperación entre equipos, contacto fluido con clientes y proveedores, sin olvidar la herramienta tan potente de marketing y comunicación que es.
El presente y futuro de los restaurantes
Como has podido comprobar, digitalizar un restaurante es de suma importancia si quieres que tu negocio tenga una viabilidad a largo plazo y con unos estándares excelentes de calidad.
No solo es importante contar con herramientas como los TPV, las PDA o potenciar las redes sociales y aplicaciones de terceros, sino que el CRM es clave para la mejora tecnológica de cualquier negocio.
En netelip contamos con CoverManager para ser integrado con nuestros servicios de Telefonía IP. Este CRM es uno de los mejores y más potentes en el sector de la hostelería, y restaurantes de gran calidad y prestigio ya cuentan con él.
Establecimientos como El Celler de Can Roca, Diverxo, Amazonico, Goiko Grill, Triciclo, Maitia, Etxebarri o Grupo Dani García, ya cuentan con CoverManager como CRM para gestionar todo lo relativo a comunicación y procesos.
Ahora puedes centralizar todas las reservas en un solo sistema, mejorando así la ocupación del restaurante. Podrás conocer las preferencias y opiniones de tus clientes y trabajar en base a las mismas. Sin olvidar el análisis constante de datos que te ofrece la digitalización de tu negocio. No cabe duda, la digitalización de tu restaurante no es solo el futuro, es ya el presente.
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