La administración de fincas y comunidades de propietarios es una tarea compleja que requiere una gestión meticulosa y detallada de múltiples aspectos. Desde la contabilidad hasta la resolución de incidencias y la comunicación eficiente entre los propietarios y el administrador.
En este contexto, Gesfincas se ha establecido como una herramienta esencial para los profesionales del sector, proporcionando una solución integral y eficaz para la gestión de propiedades.
En este artículo, exploraremos en profundidad qué es Gesfincas, sus características principales, beneficios y el impacto que tiene en la administración de fincas y comunidades. Sin olvidar todas las ventajas que supone la integración de este CRM con la Centralita Virtual de netelip.
Índice:
Qué es Gesfincas
Funcionalidades principales
Beneficios de utilizar Gesfincas
Impacto positivo en las comunidades
Integración de Gesfincas con netelip
Qué es Gesfincas
Gesfincas es un software especializado diseñado para facilitar la administración de fincas y comunidades de propietarios. Desarrollado por la compañía IESA, este programa está adaptado a las necesidades del mercado inmobiliario español y cumple con la normativa vigente en España.
Gesfincas ofrece una solución completa que abarca desde la contabilidad y gestión de incidencias hasta la comunicación con los propietarios y la organización de juntas y reuniones.
Esta plataforma avanzada para administradores ofrece soluciones adaptadas a cada necesidad específica de los despachos. Siendo ya utilizada por más del 80% de los profesionales del sector.
Gesfincas se presenta como una herramienta integral que permite gestionar todas las operaciones desde una única plataforma unificada. Esta plataforma agrupa y automatiza tanto los procesos como la información de las comunidades administradas, facilitando un seguimiento preciso de la operativa diaria y manteniendo todos los datos actualizados.
Con casi 40 años de evolución y perfeccionamiento continuo, Gesfincas ha logrado llevar la gestión inmobiliaria a un nivel superior en términos de eficiencia, profesionalidad y experiencia, mejorando significativamente la administración de las comunidades de propietarios.
Funcionalidades principales
Gesfincas se destaca por su amplia gama de funcionalidades que cubren todos los aspectos de la administración de fincas. A continuación, se detallan las características más destacadas del software.
Contabilidad integral
La contabilidad es uno de los pilares fundamentales en la gestión de comunidades. Gesfincas permite llevar un control exhaustivo de las cuentas, facilitando la gestión de ingresos y gastos, la elaboración de presupuestos, y el seguimiento de los pagos y cobros. Y todo 100% automatizado y con las mejores garantías en cuanto a la protección de las comunidades de acuerdo a la Ley Antifraude.
Entre sus funcionalidades contables se incluyen:
– Elaboración de presupuestos: permite crear presupuestos detallados para la comunidad, facilitando la previsión de gastos y la planificación financiera.
– Gestión de recibos: emisión y control de recibos de cobro, incluyendo la gestión de recibos impagados y la generación de informes de morosidad.
– Balance de cuentas: ofrece informes detallados sobre el estado financiero de la comunidad, incluyendo balances, estados de ingresos y gastos, y cuentas de resultados.
Gestión de incidencias
Gesfincas incluye un módulo específico para la gestión de incidencias, que permite registrar, seguir y resolver cualquier problema que surja en una comunidad. Esta funcionalidad es crucial para mantener el buen estado de las instalaciones y asegurar la satisfacción de los propietarios.
Las características de este módulo incluyen:
– Registro de incidencias: los propietarios pueden registrar incidencias de forma fácil y rápida, detallando el problema y, si es necesario, adjuntando fotografías.
– Seguimiento y resolución: los administradores pueden asignar incidencias a los responsables correspondientes, hacer seguimiento del progreso y cerrar incidencias una vez resueltas.
– Notificaciones automáticas: envío de notificaciones a los propietarios sobre el estado de sus incidencias, manteniéndolos informados en todo momento.
– Integración con la app móvil: con TucomunidadApp para móviles, los propietarios podrán avisar de incidencias de forma rápida y sencilla. Agilizando así trámites y reduciendo llamadas telefónicas.
Módulo de juntas y reuniones
La organización de juntas y reuniones de propietarios es una tarea que requiere una planificación meticulosa. Gesfincas ofrece herramientas para facilitar este proceso, incluyendo:
– Convocatorias: creación y envío de convocatorias para las reuniones de la comunidad, incluyendo la agenda y los puntos a tratar.
– Votaciones electrónicas: posibilidad de realizar votaciones electrónicas, facilitando la participación de los propietarios que no pueden asistir en persona.
– Actas de reunión: redacción y distribución de las actas de las reuniones, con la posibilidad de firmarlas electrónicamente.
Seguimiento de la morosidad
Gesfincas te permite gestionar la morosidad gracias a la automatización de tareas pensadas para atajar dicho problema. Entre las que se incluyen:
– Control de impagos: puedes acceder de manera sencilla a toda la información que tiene que ver con los recibos pendientes de pago. Para así realizar las acciones requeridas para acabar con la morosidad.
– Automatización de avisos: puedes enviar comunicaciones y programarlas para que se manden de manera automática. Existen varias modalidades de aviso; notificaciones de vencimiento, recordatorio de pago y aviso de morosidad.
Documentación y archivo
La gestión documental es otro aspecto crucial en la administración de fincas. Gesfincas permite almacenar y organizar todos los documentos importantes de la comunidad en un solo lugar, facilitando el acceso y la consulta.
Las funcionalidades de este módulo incluyen:
– Almacenamiento centralizado: todos los documentos, desde actas de reuniones hasta contratos y facturas, se almacenan de forma centralizada y segura.
– Acceso controlado: los administradores pueden controlar quién tiene acceso a cada documento, garantizando la privacidad y la seguridad de la información.
– Gestión de actas: elaboración, almacenamiento y consulta de las actas de las juntas de propietarios, facilitando su distribución y consulta por parte de los interesados.
Módulo CRM y centralita
La comunicación efectiva entre los administradores y los propietarios es esencial para una gestión exitosa. Gesfincas facilita esta comunicación a través de diversas funcionalidades que permiten la mejor atención al cliente.
En un apartado dedicado a ello veremos la integración de Gesfincas con netelip. Pero como anticipo, estas son algunas de las funciones que puede realizar como CRM y centralita.
– Registro automático de llamadas: permite recibir y clasificar de manera automática las llamadas de los propietarios o clientes.
– Panel de notificaciones: localiza rápidamente la incidencia o tarea que quieras de un solo vistazo.
– El uso de otros canales: amplia los canales de comunicación, no solo el teléfono te será de ayuda. Podrás usar WhatsApp como canal alternativo. Además, con el módulo de OutLook la gestión de los emails se hace más sencilla.
Módulo DigitalOffice
Con este módulo de Gesfincas es posible aunar 3 herramientas en una sola. Veamos cuáles son.
– Análisis de datos: conoce en cada momento el estado de las operaciones y tareas que se están llevando a cabo. Podrás detectar problemas rápida y poder mejorar los procesos y la productividad.
– Operaciones: desde el panel de operaciones podrás tener todas las tareas a mano. La configuración de alertas te permitirá conocer el momento todo lo que está sucediendo en las diferentes comunidades.
– Multincalidad: será más fácil mantenerse en contacto con los propietarios, usando también la app móvil para conocer las inquietudes de los mismos y encontrar la mejor manera de ayudarlos.
Beneficios de utilizar Gesfincas
El uso de Gesfincas en la administración de fincas y comunidades ofrece múltiples beneficios tanto para los administradores como para los propietarios. Veamos algunos de los beneficios más destacados.
Eficiencia y ahorro de tiempo
Gesfincas automatiza muchas de las tareas repetitivas y administrativas, lo que permite a los administradores ahorrar tiempo y concentrarse en tareas de mayor valor añadido. La automatización de procesos como la emisión de recibos, la gestión de incidencias y la elaboración de informes contables reduce significativamente la carga de trabajo.
Transparencia y control
El acceso a información actualizada y detallada sobre el estado financiero de la comunidad y las incidencias registradas mejora la transparencia y el control. Los propietarios pueden consultar el estado de sus pagos, ver las actas de las reuniones y recibir información actualizada sobre las incidencias y su resolución.
Mejora de la comunicación
La comunicación fluida y efectiva es fundamental para una buena convivencia en la comunidad. Gesfincas facilita la comunicación entre los administradores y los propietarios, proporcionando herramientas para la distribución de boletines, el envío de notificaciones y la creación de foros de discusión.
Gestión centralizada
La centralización de toda la información y documentación en un solo lugar facilita la gestión y el acceso a la información. Los administradores pueden consultar rápidamente cualquier documento o registro, y los propietarios tienen acceso a toda la información relevante de su comunidad.
Cumplimiento normativo
Gesfincas está diseñado para cumplir con la normativa vigente en España, lo que garantiza que todas las operaciones y gestiones se realicen de acuerdo con la ley. Esto incluye la correcta gestión contable, la protección de datos y la legalidad de las convocatorias y votaciones.
Impacto positivo en las comunidades
El impacto de Gesfincas en la administración de fincas y comunidades es significativo, transformando la forma en que se gestionan las propiedades y mejorando la eficiencia y la satisfacción de los propietarios. Conozcamos ahora en qué puntos el impacto es más positivo.
Profesionalización del sector
Gesfincas contribuye a la profesionalización del sector de la administración de fincas, proporcionando herramientas avanzadas y soluciones integrales que facilitan la gestión y mejoran la calidad del servicio. Los administradores pueden ofrecer un servicio más eficiente y transparente, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los propietarios.
Digitalización y modernización
La digitalización de los procesos de gestión es una tendencia creciente en todos los sectores, y la administración de fincas no es una excepción. Gesfincas permite la modernización de la gestión, incorporando tecnologías como la votación electrónica, la gestión documental digital y la comunicación en línea, lo que mejora la accesibilidad y la eficiencia.
Mejora en la calidad de vida de los propietarios
Un sistema de gestión eficiente y transparente mejora la calidad de vida de los propietarios, quienes pueden disfrutar de una comunidad bien gestionada, con una comunicación fluida y una resolución rápida de incidencias. La transparencia en la gestión contable y la posibilidad de participar en las decisiones de la comunidad a través de votaciones electrónicas también contribuyen a una mayor satisfacción y sentido de pertenencia.
Reducción de conflictos
La claridad en la gestión y la comunicación efectiva ayudan a reducir los conflictos entre los propietarios y el administrador. La posibilidad de consultar información actualizada y recibir notificaciones sobre el estado de las incidencias y la gestión contable disminuye las dudas y las sospechas, fomentando un ambiente de confianza y colaboración.
Integración de Gesfincas con netelip
La integración de Gesfincas con la Centralita Virtual de netelip facilita la automatización de las comunicaciones de las empresas dedicadas a la administración de comunidades.
Permite realizar y recibir llamadas directamente desde Gesfincas, mejorar la atención al cliente y aumentar la productividad. Con funciones como la marcación con un solo clic, el seguimiento histórico de llamadas, y la automatización de tareas, los despachos pueden gestionar eficazmente las interacciones telefónicas.
Además, la integración ofrece compatibilidad con colas de llamadas e IVR, así como la visualización detallada del consumo telefónico y notificaciones emergentes para llamadas entrantes.
Gesfincas se ha consolidado como una herramienta indispensable para la administración de fincas y comunidades de propietarios en España. Su amplia gama de funcionalidades, que abarca desde la contabilidad y gestión de incidencias hasta la comunicación y la organización de juntas, lo convierte en una solución integral y eficiente para los administradores.
Los beneficios de utilizar Gesfincas, como la eficiencia, la transparencia y la mejora de la comunicación, impactan positivamente tanto en los administradores como en los propietarios, contribuyendo a una gestión más profesional y satisfactoria de las comunidades. La digitalización y modernización de los procesos de gestión, impulsadas por Gesfincas, representan un avance significativo y una oportunidad para colocarse como empresa puntera en el sector.
¿Quieres saber más sobre Gesfincas y cómo integrar este CRM con los servicios de netelip?
¡Elige AQUÍ la hora y te llamamos!
La entrada Gesfincas: Conoce la solución integral más potente para la administración de fincas se publicó primero en Noticias de telefonía IP y soluciones Cloud – Blog de netelip.
