Sabes cuántos emails enviaste, cuántos leads entraron al CRM, cuántos clicks tuvo tu anuncio. Tienes dashboards, gráficos, conversiones por canal. Todo medido. Todo controlado.
Pero te hago una pregunta: ¿Cuántas llamadas perdiste ayer?
No lo sabes.
Y no eres el único. El 90% de empresas con las que hablamos tienen el mismo patrón: todo digitalizado, todo automatizado… excepto el teléfono.
Invierten miles de euros en llevar tráfico a sus negocios. Optimizan cada paso del embudo. Pero cuando alguien llama —el momento de mayor intención de compra— no tienen ni idea de qué está pasando.
Este es el primer artículo de una serie donde vamos a desmontar el mito de que «el teléfono ya no importa«. Porque los números dicen lo contrario. Y las empresas que lo ignoran están perdiendo dinero cada día sin saberlo.
1. El caso que lo demuestra todo
Hace unas semanas recibimos la llamada de un CEO de una startup tecnológica en Barcelona. Plataforma SaaS B2B, equipo de 12 personas trabajando en híbrido. Invierten 4.000€ al mes en Google Ads y LinkedIn.
Tienen embudos bien montados, landing optimizada, CRM funcionando. Todo profesional.
Nos dijo: «Creo que estamos perdiendo demos pero no sé por qué.»
Le hicimos las preguntas básicas:
— ¿Cuántas llamadas recibís al día?
— Pues… bastantes. No sé exactamente.
— ¿Cuántas perdéis?
— Supongo que pocas. El equipo comercial está disponible.
— ¿Grabáis las llamadas?
— No.
— ¿Tenéis registro de quién llamó y cuándo?
— Usamos los móviles personales, así que… no.
— ¿Sabéis si era lead frío o cliente existente?
— A veces lo buscamos en HubSpot después de colgar.
Estaba gastando 4.000€ al mes en llevar gente al teléfono. Y no tenía ni idea de qué pasaba cuando llamaban.
El problema era peor de lo que pensaba: equipo remoto usando móviles personales, cero sistema, cero métricas. Clientes potenciales llamaban fuera de horario y se perdían.
La imagen era amateur: «¿Hablo con [empresa]?» «Sí, un momento que estoy en el súper».
2. Los números que duelen
Le pedimos que activáramos registro detallado durante una semana. Solo una semana. Sin cambiar nada más.
Los números:
- 89 llamadas recibidas (a móviles personales del equipo)
- 38 atendidas (43%)
- 51 perdidas (57%)
- De las pérdidas: 34 eran en horario laboral
- De esas 34: al menos 22 eran leads cualificados (lo sabemos porque algunos enviaron email después o rellenaron formulario)
22 leads perdidos en UNA semana.
Ticket medio del SaaS: 2.400€/año (plan anual)
22 × 30% conversión × 2.400€ = 15.840€ perdidos en 7 días.
Por no contestar el teléfono.
3. El problema real (no era falta de personal)
Tenían equipo comercial disponible. El problema era que:
Desvíos a móviles personales sin control
Cada llamada se desviaba al móvil personal de alguien del equipo. Sin horarios. Sin control. Si estaban en reunión, comiendo o simplemente no podían coger el móvil, la llamada se perdía.
Disponibilidad 24/7 forzada
Como no había configuración de «fuera de horario», tenían que atender a cualquier hora. Fines de semana incluidos. O perder la llamada.
Llamadas perdidas = Perdidas para siempre
Si alguien no podía atender, la llamada desaparecía. Sin registro. Sin posibilidad de devolverla. Porque no sabían quién había llamado ni cuándo.
Cero visibilidad para supervisores
Los managers no tenían forma de saber si las llamadas estaban siendo atendidas, cuántas se perdían, o qué estaba pasando realmente.
Sin sistema de respaldo
Si el comercial asignado no respondía, no había derivación automática a otro. La llamada moría ahí.
Sin callback automático
Lead que llama fuera de horario = Lead perdido. No había opción de «te llamamos mañana» ni registro para hacer seguimiento.
La solución no fue contratar más gente. Fue montar un sistema.
4. La solución implementada
Semana 1: Configuración básica
Configuramos una Centralita Virtual básica. Nada complejo.
Lo esencial:
-
Número único profesional (91 de Madrid para dar imagen seria).
-
IVR simple: «Para hablar con ventas, pulsa 1. Para soporte técnico, pulsa 2. Para administración, espera en línea».
-
Grupo de salto: Si el comercial 1 está ocupado, salta automáticamente al 2, si no al 3.
-
Softphones: Cada uno recibe llamadas en su ordenador/móvil a través de la app, sin usar su número personal.
-
Registro automático: Cada llamada queda registrada con número, hora, duración, si fue atendida o perdida.
Semana 2: Integración con CRM
Integramos con HubSpot (su CRM). Ahora cuando llama un lead o cliente existente, salta su ficha en pantalla. El comercial ve su historial antes de responder.
Semana 3: Automatización avanzada
Añadimos callback automático fuera de horario: mensaje + «Pulsa 1 y te llamamos mañana a primera hora» + Grabación de mensaje opcional.
5. Lo que falta en tu empresa (probablemente)
No necesitas más tecnología. Necesitas que la que tienes funcione como un sistema.
Un sistema que:
Captura cada llamada
Todas. No solo «las que alguien cogió».
Si alguien llama fuera de horario, el sistema lo registra y le ofrece opciones: dejar mensaje, callback automático.
Sabe quién llamó
Cuando llama un cliente existente o lead registrado, su ficha salta en pantalla antes de que nadie descuelgue. Contexto inmediato.
Registra qué pasó
Cada llamada grabada (con aviso legal, todo correcto). Puedes revisar después qué se dijo, cómo se atendió, qué falló. No dependes de la memoria de nadie.
Actúa según la situación
- Horario laboral: Suena el teléfono.
- Fuera de horario: Mensaje automático + opción de callback.
- Lead frío: Va a cola normal.
- Lead caliente Que ya está en proceso comercial: Prioridad alta, suena directamente a su account manager.
Te da visibilidad real
Panel con llamadas recibidas, atendidas, perdidas, duración media, distribución por horario, por agente. Datos reales para tomar decisiones reales.
Plus: Integración con tu CRM:
HubSpot, Pipedrive, Gesfincas, Salesforce, Teams, Zoho… Para que cada llamada tenga contexto automático.
Eso no es un lujo de empresa grande. Es lo mínimo para no estar improvisando cada día.
6. Centralita Virtual: Qué es realmente
Cuando decimos «Centralita Virtual» mucha gente piensa en un aparato enorme en la oficina con cables y técnicos instalando cosas.
No.
Una Centralita Virtual es un sistema en la nube que organiza, prioriza y registra cada llamada. Sin hardware. Sin cables. Sin instalaciones complejas.
Es software que funciona desde el navegador, desde el móvil, desde donde necesites. Tu equipo puede estar en la oficina, en casa, o repartido por tres ciudades. Da igual. El sistema funciona.
Lo que hace en la práctica
- IVR (menú de opciones): «Pulsa 1 para ventas, 2 para soporte». Simple, efectivo, configurable en minutos.
- Grupos de llamada: Ventas suena a todo el equipo comercial a la vez. Soporte suena secuencial: primero al técnico 1, si no responde al 2, si no al 3.
- Horarios: En horario laboral funciona de una forma. Fuera de horario de otra. Fines de semana de otra. Configurable por departamento.
- Colas inteligentes: Si todos están ocupados, la llamada entra en cola. Con música, con mensaje cada 30 segundos, con opción de callback automático.
- Grabación automática: Todas las llamadas grabadas con aviso legal. Almacenadas, descargables, filtrables por fecha, agente, número.
- Integración CRM: Se conecta con HubSpot, Gesfincas, Pipedrive, Zoho, lo que uses. Llamada entrante = Ficha del cliente en pantalla.
- Números virtuales: Puedes tener número de Madrid, Barcelona, Valencia, Londres, México… sin estar físicamente ahí. Todos gestionados desde la misma centralita.
- Softphones: Tu equipo puede recibir/hacer llamadas desde el ordenador o el móvil. Con la app o con apps compatibles.
No necesitas ser técnico para configurar esto. Necesitas saber qué quieres que pase cuando suena el teléfono. El resto es configuración.
7. Por qué nadie lo tiene bien montado
Porque los proveedores tradicionales no te lo explican así.
Te venden «líneas telefónicas» como si siguiéramos en 2005. Te cobran por cosas que no necesitas. Y si preguntas por automatización, te dicen «eso es muy complejo, necesitas una consultoría».
Mentira.
No es complejo. Es que les conviene que lo creas.
Si suena complicado, necesitas «su ayuda».
Si necesitas su ayuda, cobran más. Si cobran más, ganan más.
La realidad es que montar una Centralita Virtual funcional te lleva como máximo 1 semana.
- La configuración del sistema: 1 semana para una PYME de 5-10 personas. La misma semana para una empresa de 30-50 personas con varios departamentos (solo hay más extensiones y grupos, pero el proceso es el mismo).
- Si quieres integraciones con un CRM: 2 días adicionales como máximo. Todo depende de cómo tengas personalizado tu CRM.
No 6 meses. No consultorías interminables. 1 semana. 9 días con integración CRM.
Esto es solo el principio
Este post es el primero de una serie donde vamos a desglosar cómo automatizar el teléfono de tu empresa paso a paso.
Sin tecnicismos. Sin consultorías carísimas. Sin proyectos de 6 meses.
Solo lo que funciona en empresas reales.
Porque si inviertes miles de euros al mes en captar leads, automatizar procesos, optimizar conversiones… pero no sabes cuántas llamadas se perdieron ayer porque nadie cogió el teléfono, no tienes un problema de marketing.
Tienes un problema de sistema.
Próximos artículos de esta serie
- → Semana 2: Tu proveedor vive de que creas que es complicado. Spoiler: no lo es.
- → Semana 3: La jugada de 5€/mes que te hace parecer multinacional.
- → Semana 4: Tu consultor te dice «depende». Yo te digo exactamente cuánto cuesta según tu sector.
- → Semana 5: Si no grabas llamadas, solo estás rezando para no cagarla.
- → Semana 6: IA sin base = Tirar dinero. Base sólida + IA = Automatización real.
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Retell AI, ElevenLabs y la Centralita Virtual para empresas que van en serio
Mili Pérez
10 de octubre de 2025
La entrada Mides todo… menos lo único que cierra ventas: El teléfono se publicó primero en Noticias sobre Tecnología – IA – Automatización de procesos.
